Proje Yönetim Sanatı ve İnsan Faktörü
Projenin hedefleri net olmalıdır.
Proje, büyük resme(bütüne) uygun olmalı.
Doğru iş için doğru kişi atanmalı.
Doğru eğitimci ve danışman. Proje ekibine yeni katılan bir kişinin adaptasyon süreci için doğru eğitimcinin atanması gerekir.
Müşteri ihtiyaçlarını anlamak gerekir.
Proje ekibine gereken ilgi ve dikkati göstermek.
Sempatik kanallara güvenmek gerekir. Sempatik kanallar; hatır, gönül işi ile yürüyen işlere denir. Bunu yapmak proje ekibinin motivasyon ve işlerinin sorunsuz ilerlemesi içindir.
Zaman ve para önemlidir. Proje yöneticisi, kısıtlı zaman ve para ile işleri tamamlamakla görevlidir. Bunu asla unutmamalıdır.
Proje ekibinin bütünün parçası olmalarını sağlamak gerekir.
Başarıyı tanımlama ve kutlamak gerekmektedir.
Liderlik önemlidir. Ekibi yolun yarısında bırakan ekip lideri ile hiçbir ekip üyesi çalışmak istemez. İyi bir lider, çalışanlara güven verir.
Proje ekibi ile iletişim halinde olmak ve ayak üstü hatır soruları ile proje ekibini sorgulama hissi uyandırmadan projenin durumunu anlamak.
Proje bir bütündür. Bir uçağın en önemli parçası hangisidir? Hepsi öyle değil mi? Proje ekibi ve projenin parçaları içinde bu durum böyledir.
İşbirliği önemlidir. Proje ekibi ile işbirliği içinde olmak, onları anlamak ve yardımda bulunmak her ne kadar PM’in işi olmasada ekibin proje yöneticisi ile olan bağlarını güçlendirir.
Başlayabilmek önemlidir. Başlamak bitirmenin yarısıdır. Karar vermek ve başlamak gerekir.
PMI‘ın proje kapsam diagramı. (Zaman, Kapsam, Maliyet ve Kalite) Bir projenin başarıya ulaşması için Zaman, Kalite, Maliyet üçgenini ve üçgenin içinde bulunan Kapsam’ı dikkate almız gerekir. (PMI 2005 yılında bu üçgeni bir altıgene çevirmiş ve Risk ve Müşteri Tatmini terimlerinide eklemiştir.)
Kontrol hayatidir. İş yapana kontrol ettirilmez. İşi yapan kendi hatalarını göremez. Ayrıca unutulmaması gereken birşey daha vardır. İşi yapanlar (geliştiriciler) analitik düşünen kişilerdir. Ve bu nedenle test edilmesi gereken durum ve riskleri görmekte pek başarılı değildirler.
Size kaç lazım? Proje sponsorunun, 2 + 2’sine vereceğiniz cevap kaçtır? 4 mü? yoksa 3 > x > 5 mi? Hayır! Vermeniz gereken cevap, “Siz kaç olmasını istersiniz?” olmalıdır. Proje sponsorunun, projenin tamamlanması için beklediği tarihlerin üstü örtülerek, proje ekibi ile tarihlerini hesapladıktan sonra, proje sponsorunun istediği tarih kıyaslanarak, ortak bir payda aranır. Eğer aradaki fark uçurum ise ekibin ve projenin sağlığı için redd edilmelidir.
İnsanı önemseme
- Görüşmeler
- Çatışma Yönetimi
- Motivasyon
- İkna
- Güdüleme (İşi sahiplenme)
- İletişim
- Tanıma ve Tanınma
- Paylaşama
Herşeye hazırlıklı olmak. Proje yöneticisi, hertürlü risk hazırlıklı olmalıdır.
Tarih ve Tekerrür. Hani bir salıngaç resmi vardır ya. Müşterinin istediği, tasarlanan, gerçekleştirilen ve sonuç…
Karanlıkta ilerlemek. Projeler başlangıç aşamasında belirsizlik hakimdir. Eğer belirsizlikler bizi ilgilendiriyorsa risk olur. Peki risk nedir? Risk, tehdit ve fırsatlar bütünüdür. Yani projenin her yerinde riskler mevcuttur. Riskleri yönetmek için, proje ekibi ile konuşulması gereken konular şunlardır;
- Varsayımların ve tahminlerin nedir?
- İstisnalar nelerdir?
- Değişim neler doğurur?
Proje ekibinin, projenin her adımında yukarıdaki sorulara cevap araması gerekir.
Proje ekibi bir aile olmalı ve proje ise hepsinin amacı olmalı.